sábado, 3 de septiembre de 2011

Modelo de Informe de Control Interno Para la Junta Directiva de la empresa


Modelo de Informe de Control Interno
 Para la Junta Directiva de la empresa
 SOFTWARE AL DIA

Preparado por la Auditoría
Marzo 20 de  2011


Nota del autor
Este modelo servirá a contadores, Auditores y Revisores Fiscales como guía básica de lo que puede ser un tipo de informe de Control Interno; su uso no nos responsabiliza de lo que se redacte con base en él.

Alcance.

Se harán consideraciones con base en la labor realizada entre el 1º de Enero y el 31 de  Diciembre del año 2010

Justificación

Los informes de final del período sirven a la alta dirección no solo para evaluar el trabajo ejecutado sino para determinar si lo ejecutado corresponde a los requerimientos de la empresa.

El marco de internacionalización de las empresas, exige que la visión futura se enfoque hacia la evaluación de los requerimientos de esta internacionalización en todas las áreas de la empresa.

Por éste motivo además de los informes que exige la Ley como la Certificación de los Estados Financieros, el Dictamen de los mismos, el Informe de Gestión y el Informe de Control Interno; se solicitó una vez mas que para el Informe de Gestión se preparasen informes por áreas, como las de Recursos Humanos, Producción, Mercadeo, Finanzas y Control de Calidad.

Marco Conceptual

El Control Interno es un proceso, ejecutado por la Junta Directiva y la Alta Dirección de la Empresa para la administración de una entidad, diseñado específicamente para proporcionarle seguridad razonable de conseguir efectividad y eficiencia en las operaciones; suficiencia de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Marco legal

El informe sobre Control Interno se constituye en un elemento básico que permite determinar si los marcos legales y jurídicos se cumplen; si los ordenamientos Corporativos son tenidos en cuenta; si los procedimientos aplicados corresponden a los propuestos por la alta dirección y si los lineamientos establecidos de control interno corresponden a la dinámica y desarrollo de la empresa.

Se ejecutó la Auditoría cumpliendo con las Normas de Auditoría de General Aceptación (NAGAS).

Enfoque del Control Interno

El Control Interno que evalúa la Auditoría está fundamentado en  Normas de Auditoria de general aceptación  y Pronunciamientos del Consejo Técnico de la Contaduría, los cuales  aunque no tienen la calidad de obligatorios, sí corresponden a un proceso investigativo que bien puede ser tenido como premisa básica para el desarrollo de éste enfoque de Control en proceso de universalización.

Marco teórico de los componentes del Control Interno de la empresa

Los componentes del Control Interno se interrelacionan; se derivan de la visión de la empresa, y se integran a los procesos administrativos.

Estos componentes son:

Ambiente de control.

Al cual se asocian elementos como la integridad, valores éticos, y la competencia o conocimientos así como las habilidades que poseen las personas para cumplir adecuadamente sus funciones.

Evaluación de Riesgos.

Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos, los cuales representan la orientación básica de recursos y esfuerzos, y se constituyen en el camino para identificar factores críticos de éxito. Los riesgos incluyen factores externos e internos.

Actividades de Control

Son las que realiza la Gerencia y demás personas de la empresa, para cumplir directamente con las actividades asignadas, las cuales están representadas en políticas, sistemas y procedimientos y se incluyen entre estos controles, los relacionados con los sistemas de Información.

Información y Comunicación

Para lograr los objetivos es necesario disponer de información adecuada y oportuna.

Se desprende como conclusión que la información cumple distintos propósitos y se utiliza a diferentes niveles.

El Seguimiento y la Supervisión

Estos  pueden ser ejecutados por el personal encargado de los propios controles (auto  evaluación) y se aplica mediante cuestionarios o entrevistas comunicando las debilidades u oportunidades de mejoramiento.

Objetivos del informe de Control Interno

1. Dar a conocer la situación del control interno de la empresa.

2. Cumplir con la obligación de dar cuenta oportuna y por escrito de las irregularidades o desviaciones en que se incurra en la realización del objetivo social

3. Hacer conocer a la alta Dirección que las operaciones que se celebran cumplen con los estatutos y con las decisiones de los socios.

4. Informar a la alta Dirección del cumplimiento de las responsabilidades asignadas  como son:

·         Velar porque se lleve regularmente la contabilidad cumpliendo la reglamentación contable y fiscal.
·         Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación y seguridad.
·         Impartir instrucciones, practicar inspecciones y solicitar informes que sea necesarios para establecer controles permanentes y necesarios.
·         Autorizar con la firma los Estados Financieros  debidamente acompañados del Dictamen y las Notas que forman con ellos un todo indivisible.

Temas a tratar en éste informe

Se han seleccionado los temas que se consideran importantes y que requieren ser tomados en cuenta al momento de las decisiones

1. Consideraciones relacionadas con aspectos generales de operaciones en el exterior

a. Los procesos de Contratación en el exterior se han venido implementando dentro de la Norma ISO 9000 en forma amplia y detallada.

b. Manejo del software y de los contratos con los clientes.

Los contratos que firme la empresa, conviene que se consideren como un solo producto     “Licencias” incorporando a ésta figura los servicios requeridos.

Se requiriere sectorizar mejor los controles de costos y de indicadores de gestión por cada proyecto.

Cabe tener en cuenta que la empresa es más creación de valor futuro, que la operación y gestión que reflejan los documentos como operaciones reales.

La tendencia de la Dirección debe ser la de maximizar este valor futuro, con base en una excelente gestión en todas las áreas de la empresa mediante la  agregación de valor.

Es preciso con relación a las operaciones con clientes del exterior tener en cuenta las normatividad vigente.

Es preciso al aplicar las normas atemperarse en la práctica a las variables relacionadas con marcos legales de los países receptores del producto o licencia.

Se requiere desarrollar un proceso de análisis relacionado con las nuevas licencias de software que permiten que estas al ser vendidas sean exentas del impuesto de renta. Implica lo anterior como antes se expresó que se hace necesario el establecer unos centros de Costos, para controlar como inventarios aquellas licencias que se coloquen o vendan.

Además del aspecto anterior es importante lograr la legalización de las nuevas Licencias con base en las nuevas normatividades de control vigentes.

Es preciso enfocarse en negocios internacionales de venta de licencias y servicios hacia empresas instaladas en países del la Comunidad Andina, Argentina y  Chile  dada la posibilidad de que estas ventas de bienes y servicios además de no estar afectadas por el impuesto a las ventas, puedan ser tomadas como ventas no gravadas en relación con el impuesto a la renta.

Los beneficios obtenidos de los negocios con el Ecuador por constituir ventas no gravadas han sido importantes en años anteriores.

Además de los aspectos anteriores es preciso establecer un plan en relación con las utilidades acumuladas de años anteriores; estableciendo que  dadas las condiciones del inversionista del exterior  lo mejor es girar utilidades no gravadas, pues de lo contrario puede resultar altamente gravoso su giro una vez que se decreten como utilidades a distribuir.

Otro aspecto vital es el particularmente basado en el Producto (Software) con su proceso de venta fundamentado en un Contrato internacional debidamente evaluado pero siendo facturado buscando las mayores ventajas para la empresa.

c. Estados Financieros (consolidados)

Deben prepararse estados financieros que acumulen la información (la  consoliden) de las diferentes empresas facturadoras  o gestionadoras que incluyan las operaciones y además la evaluación del los Activos o Capital intelectual incorporados teniendo como brújula operativa un Sistemas de Costos.

2. Revisión por áreas de operación

a. Área de Ingresos incluidas las inversiones y manejo de Clientes

1. Se efectuaron las revisiones correspondientes al área determinando que existen registros que maneja el área de ventas y registros que hace el área contable que muchas veces no resultan compatibles. Muchas veces se anulan facturas por falta de planeación de las mismas o de convenios con las empresas para evitar efectos fiscales.

2. El valor de los saldos de anticipos recibidos de los contratos al 31 de Diciembre del año son de $  XXXXXXXX y el saldo a la misma fecha del año anterior era de $XXXXXXXX.
En contratos menores no se aplicó el procedimiento del anticipo previsto como un medio de financiación.

3. Fueron  en el año anterior se presentaron  pérdidas por la revaluación del peso frente al dólar. Estos valores  están afectando los resultados de la empresa.

· Evaluación del Control interno

1. Los ingresos que se reciben como producto de las inversiones, son ingresados y controlados con arqueo mensual tanto físico de los documentos negociados,  para determinar la corrección del registro y su correspondencia por causación.

3. Los ingresos por concepto de abonos de clientes así como los anticipos, son preparados por el Departamento de Cartera y controlados por el área financiera y contable.

4. Los comités que hace el área Financiera y la de ventas permiten hacer el seguimiento al cumplimiento de las metas. Sin embargo si se analiza el presupuesto se concluye que no obstante el seguimiento, los resultados no son siempre los esperados.

5. En el proceso de aseguramiento de la calidad ISO 9000, se han establecido procedimientos para la preparación y documentación de los contratos nacionales e internacionales.

· Recomendaciones para mejorar el control interno:

1. Que se unifique el registro de cartera y contabilidad, y que una vez se establezca el mejor procedimiento quede el registro solamente en manos del área contable.

2. Con relación a las Inversiones, hemos solicitado la preparación de un manual de procedimiento de control de los riesgos en las  inversiones tal como lo hacen las empresas con las cuales se negocian las inversiones. Además debe preverse un control que evite que sea solamente una persona la que tenga acceso a dicho manejo.

3. Como ya está nombrado un abogado para la gestión de cobro de las facturas vencidas  es preciso hacer seguimiento permanente a su labor.

4. Debe continuarse el control de las Deudas de Difícil cobro  hasta el logro de la cancelación.

5. Se ha determinado que para facilitar las Conciliaciones bancarias, las diferencias del mes se registrarán en el mes siguiente, pero se requiere que en ningún caso haya un retardo en la aplicación de éste procedimiento.

6. Como se consideró no conveniente el registro de la empresa como auto retenedores, por los efectos financieros, se deben adecuar todos los controles administrativos que faciliten la labor de obtención de los certificados de retención en la fuente correspondiente.

b. Área de Egresos y comportamiento con los Pasivos

1. Se hacen las evaluaciones permanentemente con ocasión de la revisión documentaria anticipada de la retención en la fuente, de Reteiva, de Impuesto a las Ventas con base en los lineamientos establecidos en las normas tributarias y el proceso de compra de acuerdo con lo establecido en las Norma ISO 9000 y cuando ha sido pertinente se han hechos las observaciones relacionadas con posibles desviaciones.

2. El control documentario lo hemos considerado adecuado. Excepto en el caso de la pérdida ya explicada en las Revelaciones.

3. Se vienen soportando las compras con las tres cotizaciones. Sin embargo cuando se trata de los gastos de viáticos se han encontrado casos en los cuales los documentos no son reportados en forma oportuna.

4. Los documentos correspondientes a costos y gastos que se generan en el exterior viene siendo motivo de seguimiento para que sean deducibles, teniendo como características su proporcionalidad, relación de causalidad y necesidad. Además se evalúa desde el punto de vista tributario el pago para determinar si es deducible.

5. En el año  se redujeron en forma ostensible las compras de equipos de procesamiento, dado que se tiene contratos de Leasing con Computadores al día cuyas cuotas se han venido pagado oportunamente.

6. Se estableció un Inventario de Licencias que al final del año no fue posible verificarlo totalmente, pues se está terminando de identificar con la contabilidad; además se han establecido políticas y procedimientos para su control. En el año se logró identificar plenamente la legalidad de las licencias y además las que están instaladas en cada computador.

7. Con relación al pago de nómina, ésta viene siendo manejada por un contrato de Outsourcing que hemos evaluado y considerado adecuado.

8. Se aplican las normas colombianas en relación con aspectos de responsabilidad, plazos y pagos correspondientes a los siguientes Impuestos.
·         Renta
·         Patrimonio
·         Retención en la Fuente
·         Impuesto a las Ventas
·         Retención de impuesto a las Ventas
·         Retención del impuesto de industria y comercio
·         Industria y Comercio
·         Impuesto de Timbre

9. La empresa cumple con el pago a entidades de Seguridad social y las cargas parafiscales de acuerdo con los porcentajes establecidos y teniendo en cuenta los plazos asignados.

10. Los contratos de arrendamientos están debidamente firmados y vigentes

11. La empresa contrata los seguros por un valor razonable, para de los bienes que posee y para los contratos con terceros que firma, de acuerdo con las cláusulas establecidas en los mismos.

12. Los gastos son subdivididos en Costo de ventas, Gastos Administrativos, Gastos de Ventas y Otros Egresos.

13. Con relación al pago de Honorarios por Junta directiva, consideramos que es alto si los comparamos con los pagos que se hacen en el mercado.

14. Se utilizan los vales de alimentación de acuerdo con los convenios de flexibilización hechos con los empleados y si exceder el marco legal.

15. Los gastos en general llenan los requisitos para ser deducibles o sea que son proporcionados, razonables, adecuadamente soportados y tienen relación de causalidad con el ingreso con la excepción de los comentados anteriormente pagados por Junta Directiva.

16. La diferencia en Cambio producto de los Anticipos Recibidos de clientes fue un valor importante en el año.

17. Se asumieron Retenciones en la fuente  producto de errores contables no justificados.

18. El impuesto gravamen a los movimientos financieros  que constituye un gasto no deducible parcialmente, se redujo ostensiblemente  con relación al año anterior.

19. El costo de venta aplicado corresponde a aquellos valores que pueden activarse como Inventarios y que se aplicarán a medida que se producen las ventas. Sin embargo en la empresa el sistema de costos funciona aplicando todos los elementos como gasto (costo) por no existir un sistema de Inventarios debidamente establecido.

20. Al 31 de Diciembre  se efectuaron los ajustes finales al proceso de actualización de los registros en el software de Activos Fijos. También se efectuó prueba parcial física de este inventario lo cual, permitió determinar una realidad de los Activos fijos que se siguen controlando de acuerdo con instrucciones de Gerencia General y con base en políticas y procedimientos que se están implementado.

21. La Depreciación  se aplica en línea recta pero utilizando un software debidamente validado.

22. Se ajustaron al 31 de Diciembre  los Avalúos técnicos dejando las diferencia tanto en valorizaciones como en provisiones de acuerdo con las circunstancia.

23. Se corrigieron errores que estaban dando lugar a diferencias en la información de activos fijos.

Recomendaciones

1. Con relación a los gastos, consideramos necesaria la racionalización, puesto que el promedio mensual contable del año fue superior a la del año anterior  lo cual representa un incremento de un XX%. El incremento más importante se presenta en el rubro de Gasto de Ventas. Se deben tener en cuenta los riesgos actuales de operación.

2. Se debe continuar manteniendo un debido equilibrio entre los recursos colocados en dólares que generan ingresos por diferencia en cambio y aquellos recursos ajenos que generan Egresos por el mismo concepto.

3. Es necesario encontrar la mejor solución para lograr que los funcionarios que viatican reporten oportunamente la utilización de los dineros que le han sido entregados.

4. Cuando se realice documentalmente la transferencia  del  derecho sobre los equipos de cómputo arrendados;  es necesario establecer el procedimiento que permita mantener un permanente control sobre ellos.

5. Con relación al uso en la empresa del Software licenciado, se requiere establecer el mayor control al uso que hacen los  empleados a software pirata para evitar que tenga qué asumir la Gerencia General responsabilidades sancionables a la luz de la  Ley.

6. El control de nómina debe garantizar a la empresa, que las decisiones de flexibilización estén enmarcadas en los lineamientos legales del código laboral.

7. El software contable, debe tener permanentemente un adecuado mantenimiento.

8. Es necesario considerar la necesidad de establecer un proceso en el control de producción que permita manejar las Licencias que se venden dentro del rubro de Inventarios en proceso y terminados.

9. Es preciso establecer en el área de producción, un control a los servicios prestados por terceros, para evitar facturaciones a destiempo, así como cobros que no sean plenamente justificados

10. Se debe determinar la forma de lograr la nacionalización de los Equipos que ahora están registrados en tránsito.

11. Definir lo que se hará con los Equipos de cómputo que están ubicados en  sitios distintos de la empresa.

12. Al programa de control de activos fijos, debe dársele el uso adecuado asignando si es necesario una persona que se responsabilice de las diversas informaciones que generan especialmente de activos fijos.

c. Área de Recursos Humanos

1. Viene ésta área desarrollando además de su función, la correspondiente al manejo del aseguramiento de la calidad; siendo la empresa  además, receptiva a los resultados de las Auditorias de la Calidad.

2. Se observa por la rotación de personal que el proceso de selección, entrenamiento e inducción son adecuados.

3. Este departamento interviene igualmente en los procesos de organización de eventos, visitas de funcionarios, atención al público.

4. También viene organizando actividades de capacitación.

5. Mantiene preparada a la empresa para garantizar la calidad a nivel nacional e internacional mediante el proceso permanente de actualización de los proceso de documentación.

d. Área de Costos

1. Si bien existen unas distribuciones de gastos mensuales, y una segmentación de los mismos, vemos necesario establecer un sistema, que introduzca cambios fundamentales en su manejo.

2. Un sistema de costos es un elemento básico para asignar el precio de venta; sin embargo su fundamento actual es utilizarlo para el análisis presupuestal para el cual pueden ser apoyo. Sin embargo consideramos que no contribuye a obtener en forma precisa un margen de utilidad, o al establecimiento de puntos de equilibrios; previa la subdivisión de los costos y gastos en variables y fijos para conocer el margen de contribución.

3. Existen en el momento otras técnicas modernas para asignar costos en un ambiente de tecnología de punta, cuando se deben empezar a evaluar el capital intelectual, parte del cual debe ser igualmente asignado para determinar precios.

4. Será el sistema de costos debidamente implementado un elemento básico para determinar una segregación de los Inventarios necesarios de acuerdo con la ley para asignarlos a las Ventas.

5. Considero que los costos asignados a los contratos son fruto de una técnica de distribución, pero estos fundamentos técnicos no se están reflejando en la Contabilidad.

e. Área de Producción.

Cuando se habla del área de producción en este tipo de empresa, se requiere un interés en la empresa por segmentar sus productos; para lo cual se requieren los  fundamentos formales dentro de un proceso de control contable. Seguimos recomendando el control por procesos o actividades.

f. Área de Impuestos.

1. Al evaluar ésta área, es preciso tener en cuenta que la internacionalización de los negocios implican la necesidad de su fortalecimiento; además la racionalización de los mismos  y la  contratación de un buen Consultor de ser posible internacional.

2. No obstante la anterior situación y con las limitaciones ya comentadas se ha logrado buscar el mayor acercamiento al pago de un impuesto de Renta justo, pero cuyo resultado requiere la revisión de expertos que encuentren unas mayores posibilidades para éste año así como para los siguientes.

3. El tema es aún más complejo si tenemos en cuenta que los impuestos no son solamente el de Renta sino están también el de Impuesto a las Ventas, el de Patrimonio, el Impuesto de Timbre, las Retenciones en la fuente de Renta y Ventas así como el de Impuesto de Industria y Comercio, y otros territoriales.

4. Es preciso establecer que con el Manejo de Fondos de Pensiones, así como en el manejo de Inversiones en Tecnología pueden lograrse reducciones en los impuestos.

5. El trabajo efectuado en ésta área, permitió adicionalmente entender su complejidad, más aún cuando el desarrollo de negocios internacionales, dan pie para buscar las mayores posibilidades de exenciones, o bien beneficios tributarios que puedan ser desconocidos.

6. En informe anterior se destacaron las acciones ejecutadas por la Administración de para llegar al pago de un  impuesto justo; recomendamos su lectura y análisis.

g. Área de Información Contable

1. En el área de información contable se presentan las siguientes situaciones:

a.    Se ha adquirido  nuevo software  con cuya parametrización  se convertirá en una herramienta que dará mayor solidez a la información.
b.    El Contador  controla la clave con la cual se evitan las modificaciones a la información cerrada tanto mensual como al final del período

2. Una de las responsabilidades asignadas a ésta área es la revisión de nómina, que en el año tuvo algunas dificultades mientras la tercerización funcionaba.

3. Se preparó cronograma para la presentación de los estados Financieros mensuales, el cual se cumplió hasta el mes de Noviembre puesto que para el mes de Diciembre se tuvieron dificultades para el cierre debido a operaciones de Inversiones en Bonos que presentaron alguna dificultad para su interpretación, ejecución y registro.

4. El manejo del principio de causación y realización, ha dado lugar a la preparación de un cronograma especial para la recepción de la documentación oportuna.

5. En el transcurso del año, se efectuaron varias reuniones entre Contabilidad, Auditoría y Finanzas, para definir aspectos procedimentales y las cifras definitivas del final del período.

6. Surgen dudas sobre la aplicación de las normas relacionadas con exportaciones y las Inversiones extranjeras tanto en Retenciones en la Fuente como en Reteiva, Impuesto de Timbre e Impuesto a las ventas.

7. Se registró en el año la Readquisición de aportes hechos siguiendo los lineamientos legales. Igualmente las negociaciones de Socios y adquisiciones de aportes por parte del Inversionista Extranjero.

8. Con el apoyo de la Auditoría y del área Financiera se prepararon Notas para los Estados Financieros.

9. El cierre contable fue hecho el día al finalizar el primer mes del año siguiente.

10. Se aplica el reajuste fiscal al Costo Fiscal de  los Activos como política establecida por la Gerencia.

11. Se tienen en cuenta las normas  vigentes en relación con la aplicación de los Principios de Contabilidad generalmente Aceptadas y los planes de cuenta aplicables y se ha iniciado el estudio de los efectos que puede tener para la empresa la obligación de utilizar las Normas internacionales de Contabilidad que de entrada nos afectarán por los diferidos, los activos totalmente depreciados, algunos leasing vigentes.

12. Se dieron instrucciones oportunas verbales, por escrito, o mediante la recomendación de páginas Web  cuando fue necesario; con el fin de que se aplicasen  cambios de alguna normatividad nueva en aspectos contables y tributarios.

13. Queda pendiente la definición de los aspectos relacionados con el registro en Impuesto de Industria y Comercio correspondiente a los contratos que se tienen en otras  ciudades del país.

·  Recomendaciones

1. Aprovechar la contratación del consultor Tributario Internacional, para establecer un manual de la tributación que sea conocido por los funcionarios de ésta área.

2. Lograr que al hacer los cortes mensuales, se revisen totalmente los saldos de tal manera que no se produzcan atrasos en los meses subsiguientes.

3. Si se establecerse un Control de Inventarios de licencias,  es preciso que esta área reciba toda la instrucción necesaria para lograr los mejores resultados

4. Preparar por lo menos el Estado de Resultados y el Balance General mensualmente

5. Preparar los cinco Estados Financieros con corte a 30 de Junio de cada año como estados Financieros Intermedios, con las correspondientes Notas de Contabilidad, Certificación y Dictamen.

6. Establecer claves para el uso del Software contable que limiten el acceso por niveles de autorización una vez se finalicen los registros mensuales.

7. Preparar un manual que facilite la conversión de Estados Financieros de pesos a dólares cuando estos deban ser enviados al exterior.

8. Los estados Financieros preparados por la sucursal del Exterior deben ser solicitados con el lleno de todos los requisitos tanto del país que los prepara, como su conversión para enviarlo a la principal. 

h. Aspectos varios

1.    Contratos de Arrendamiento Operativo

·         Debe tenerse en cuenta que los Contratos de Leasing nuevos con base en la norma contable y tributaria, se están manejando  fiscalmente como operativos permitiendo llevar  como deducibles el  valor del canon mensual. Se requiere una evaluación para determinar bien los efectos entre Leasing Operativo y el Financiero

2. Control de Operaciones entre Socios

Se preparó documento que permitió dejar en claro:

  • Los movimientos y operaciones realizadas entre socios,
  • Los movimientos entre socios y empresa,
  • Los pagos efectuados en participaciones
  • El efecto que tienen los préstamos a socios por parte de la empresa con relación a rendimientos presuntivos
  • No se tiene préstamos recibidos de los socios

3. Control de Cumplimiento.

Las pruebas de cumplimiento se relacionan con el seguimiento y control que se tiene sobre aspectos legales y formales.

·         Se verificaron los libros de Contabilidad su registro y actualización.
·         Se hizo seguimiento al Libro de Actas, para determinar el cumplimiento de las obligaciones correspondientes
·         Están inscritas en la entidad que ordena la ley  las últimas Actas relacionadas con negociaciones de cuotas de aportación.
·         Se conserva el Libro de Actas en manos de la asistente de contabilidad siendo más adecuado conservarlas en manos de la Secretaria de Gerencia General.
·         Se observó el libro de registro de socios.
·         Se observaron las últimas escrituras registradas.
·         Se revisó el Certificado emitido por la entidad respectiva, observando que todos los aspectos allí citados están ordenados de acuerdo con la ley y además que han sido tenidos en cuenta los cambios correspondientes.
·         Se observó la inscripción en el registro que establece la Ley  del nombramiento del nuevo Gerente General.
·         La Declaración de Renta de 2 años anteriores  quedó en firme.
·         Se revisó la Declaración de Renta del año anterior y como la empresa se acogió al Beneficio de auditoria de 6 meses ésta quedó igualmente en firme a la fecha.
·         Las Declaraciones de Impuesto a las Ventas del año   quedan en firme a los dos años de su presentación.
  • Las Declaraciones de Retención en la Fuente del año  quedan en a los dos años de su presentación.
  • Se está cumpliendo con el envío de la información anual a la Superintendencia correspondiente, sin encontrar ordenamiento de rectificaciones a la información enviada.
  • La papelería utilizada en la correspondencia adolece del Nit como lo exigen las normas tributarias.
  • Falta además la evidencia de que la correspondencia recibida y la anotación de su respuesta de acuerdo con las normas comerciales, vigentes.
  • La facturación emitida cumple con los requisitos de Ley.
  • Se implementó el libro de control diario de Facturación.
  • Las facturas de Compras son revisadas para que cumplan con los requisitos establecidos en la ley y hagan posible  la deducción de  los costos y gastos y los impuestos descontables.
  • Los Requerimientos fiscales en los cuales piden información para cruce de terceros, han sido respondidas oportunamente y hasta el momento no se han recibido emplazamientos, ni requerimientos adicionales.

 Pruebas Sustantivas


Corresponden a la aplicación de técnicas de auditoria, como observación, análisis, y evaluación de su entorno que se hace con la mayor amplitud a distintas operaciones en las cuales se hace el seguimiento, desde el punto de vista de, su documentación, su realización, causación y su oportunidad.

·         Se efectúan mensualmente pruebas sustantivas a las inversiones no encontrando observaciones importantes.
·         Se han efectuado revisiones a la cartera ejecutando una Circularización.
·         Las diferencias entre reportes de cartera del departamento comercial y contabilidad se analizan.
·         Diferencias en los anticipos entre reportes de cartera comercial y contabilidad se corrigen cuando arrojan diferencias.
·         Se observaron aspectos como los siguientes:
o    Diferencias en cuentas de orden.
o    Diferencias en cambio de períodos anteriores que afectan el  año siguiente
o    Se efectuó Auditoria de anticipos a proveedores.
o    Se realizó auditoria a los gastos de viaje y a las solicitudes de los mismos.
·         Con relación a los Activos Fijos se logró de la Administración el ordenamiento de la Ejecución de un Inventario de Activos Fijos que servirá para determinar saldos a 31 de Diciembre y servirá de derrotero para la definición de saldos y organización futura de este importante rubro.
·         Se definieron los  registros al 31 de Diciembre por Valorizaciones de muebles y de los Equipos de procesamiento y comunicación.
·         Se efectuó una depuración contable, física y administrativa de las Licencias de software y con éstas a los demás rubros que componen la cuenta de Activos Diferidos.
·         Se llevó a cabo Auditoria
o    Mensualmente a la Retención en la Fuente.
o    Bimestralmente del impuesto a las ventas
o    Bimestralmente a la retención en la fuente del Iva
o    Periódicamente del impuesto de timbre por operaciones que lo causen.

5. Inversión en proyectos.

Con relación al contrato firmado con una firma internacional denominado “Implementación de un modelo de capacidad de madurez, esta Auditoría observó la  firma del Certificado de Contrapartida al finalizar el mes de Diciembre de año anterior. Sin embargo se tiene entendido que el contrato no fue puesto en marcha.

6. Análisis de presupuesto.

Es el interés de ésta Revisoría conocer el presupuesto anual y hacerle el seguimiento correspondiente, pero hasta el momento debido al proceso de conocimiento de la empresa no ha sido posible ocuparse de tan importante concepto.

7. La Auditoría y los contratos con empresas del exterior.

Quiere éste Revisoría entrar a conocer más a fondo los detalles de éstos contratos y su incidencia en los resultados de la empresa, los aspectos que conocemos se  relacionan solo con aspectos tangenciales, relacionados con costos, gastos y facturación.

8. Comentarios y propuestas finales

Quiero finalizar comentando mis vivencias.

Las condiciones de trabajo que la empresa tiene para sus empleados son especialmente interesantes tanto para personas nuevas como para las  antiguas, observando un alto grado de pertenencia.

Aunque la intercomunicación no necesariamente implica una necesidad imperativa, ésta existe dentro de las necesidades del individuo.

La dirección es ejercida dejando amplia autonomía personal con un control sobre los resultados.

Las expectativas de negociaciones nacionales o internacionales dependen en muchas oportunidades del entorno, el cual en el país  ha mejorado ostensiblemente en virtud a la estrategia de seguridad implementada.

Las operaciones de la empresa no obstante su importancia para el desarrollo de la gestión del sector, pueden tornarse más difíciles en la medida en que siga el dólar afectando las exportaciones de servicios; y que no aumenten en forma considerable las inversiones extranjeras.
Es preciso estar atento a los efectos que tendrá para el país el desarrollo de propuestas internacionales de paz.

Queda la prioridad ya tomada de internacionalizar la operación y entonces empezar a revisar todo el montaje en el país, tomando la decisión de evaluar los requerimientos técnicos y el continuo proceso de mejoramiento frente a los cambios altamente veloces de las comunicaciones en el mundo. Conviene evaluar los efectos en el sector de la posible firma de diferentes Tratados de Libre comercio.

También se hace necesario evaluar la racionalización de gasto y las operaciones tercerizables que representen economía de escala.

Finalmente considero prioritario evaluar las características de contratación, pues un salario con sus prestaciones y cargas parafiscales, aunque es garantía para la estabilidad del empleado, da lugar a limitaciones en la medición de los resultados esperados. La alternativa de una flexibilización en torno a la evaluación por resultados sería una posibilidad.

Conviene analizar si existe una herramienta ya técnicamente aplicada y ensayada, que mediante un reporte diario o permanente  permita determinar si lo producido o ejecutado está representando un beneficio frente al costo aplicado.

Siento que la empresa está montando una infraestructura para el desarrollo de operaciones internacionales, y que de éstas muy especialmente dependerá el futuro.

Finalizo agradeciendo la posibilidad que he tenido de colaborar con la empresa.

Atentamente



JUAN DIAZ
Revisor Fiscal.
Cali Marzo 14 de  2011